Wie führt man ein Mitarbeitergespräch?

Als frischgebackene Chefin oder Chef ist man für die Mitarbeiterführung verantwortlich. Ein wesentliches Element dabei ist die Kommunikation mit seinen Mitarbeitern. Dabei spielt es nur eine untergeordnete Rolle, ob es sich um formalisierte Strukturen handelt, in denen Mitarbeiter und Chef nur einmal pro Jahr im Rahmen des Mitarbeiter-Beurteilungsprozesses miteinander sprechen, oder ob dieser Dialog kontinuierlich stattfindet. Wenn es darum geht, mit dem Mitarbeiter nicht über fachliche Themen zu sprechen und sich bezüglich inhaltlicher Dinge abzustimmen, sondern es um die Leistung, das Verhalten und die Entwicklung geht, spricht man von einem Mitarbeitergespräch. Da solche Gespräche eigentlich immer mit Anspannung aufseiten der Mitarbeiter verbunden ist, sollte man diese als Chef ernst nehmen und auf ein paar Dinge achten.

 

Zunächst einmal ist es in der Vorbereitung wichtig, dass man den Mitarbeiter frühzeitig einlädt, denn niemand will durch so einen Termin vom Chef überrumpelt werden. Man erzeugt durch (womöglich mit den Worten „Wir müssen reden!“) kurzfristig angesetzte Mitarbeitergespräche für unnötigen Stress, da die natürliche Vermutung ist, dass der Mitarbeiter einen gravierenden Fehler begangen hat und es tatsächlich akuten und dringenden Gesprächsbedarf gibt. Also mit ein paar Wochen Vorlauf und mit dem Hinweis, dass es sich um eines der regelmäßigen Mitarbeitergespräche handelt und nicht um ein akutes Krisengespräch.

 

Für Ihre eigene Vorbereitung zählt u. a. auch, dass Sie Ihr Ziel des Gesprächs kennen. Was wollen Sie mit dem Gespräch erreichen? Was ist der Inhalt, d. h. was genau wollen Sie thematisieren? Geht es um ein Verhalten, das der Mitarbeiter wiederholt zeigt, welches Ihnen gut oder schlecht gefällt? Und wollen Sie dieses Feedback geben, um auf eine Veränderung hinzuwirken? Geht es um die weiteren Entwicklungsschritte für den Mitarbeiter, da Sie als Chef aktuell von Veränderungen wissen und es gilt, sich abzustimmen, ob z. B. Ihr Mitarbeiter sich vorstellen könnte, eine andere Aufgabe zu übernehmen? Entscheidend ist, dass Sie als Chef ein klares Ziel vor Augen haben, was Sie mit dem Gespräch erreichen wollen, denn schließlich haben Sie ja eingeladen zu dem Termin. Es ist ein Zeichen von geringer Wertschätzung und mangelnder Professionalität, wenn Sie als Führungskraft unvorbereitet und ohne klaren Plan in so ein Mitarbeitergespräch gehen. Einfach mal den Perspektivenwechsel machen und sich vorstellen, wie es Ihnen gehen würde, wenn Ihr Chef so mit Ihnen umgehen würde ...

 

Während des Mitarbeitergesprächs sollte es keine Störungen geben, also sorgen Sie für eine ungestörte Umgebung und schalten Sie das Smartphone aus. Außerdem sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen, d. h. keinen direkten Anschlusstermin planen, sondern 30 Minuten Puffer einplanen. In solchen Gesprächen kann es schnell mal um weitere Themen gehen, die dem Mitarbeiter auf der Seele liegen, und Sie tun gut daran, sich diese Extra-Zeit zu nehmen und dem Mitarbeiter aufmerksam zuzuhören.