Im Idealfall ist es tatsächlich ein Dialog, den Sie mit Ihrem Mitarbeiter führen und kein Monolog mit diktierten Zielen. Als Mitarbeiter möchte man gerne mit einbezogen werden, und diesen Freiraum sollten Sie Ihren Mitarbeitern auch gewähren: Lassen Sie sie einige Ziele selbst definieren. Das bedeutet noch nicht, dass diese auch so fixiert werden, aber der Mitarbeiter soll sich ja seine eigenen Gedanken machen, was er/sie erreichen will im nächsten Jahr. Bei der Formulierung von Zielen gibt es eine einfache Gedankenstütze, Ziele sollten nämlich SMART formuliert werden. Die Abkürzung steht für spezifisch, messbar, aktiv beeinflussbar, realistisch und terminiert.
Jeder dieser einzelnen Punkte sollte gewährleistet sein, damit ein Ziel erreichbar ist. Für das Mitarbeitergespräch ist es darüber hinaus die Aufgabe der Führungskraft, darauf zu achten, dass der Einzelne auch seinen Beitrag leistet, um die Unternehmensziele zu erreichen. In manchen Unternehmen werden sogar direkt von den Unternehmenszielen abgeleitet individuelle Mitarbeiterziele vorgegeben.
Im Vorfeld des Gesprächs gehört es zur Pflicht der Führungskraft, das Gespräch gut vorzubereiten. Dazu gehört u. a. auch eine Aufteilung in fachliche Ziele und persönliche Entwicklungsziele, die Sie als Chef Ihrem Mitarbeiter setzen wollen. Außerdem sollten Sie sich im Vorfeld überlegen, bei welchen Themen Sie flexibel sind und wo ein Verhandlungsspielraum besteht und welche Ziele unbedingt gesetzt werden sollen.